Fulltime = nieuw werkproces
Sinds 2020 zijn we allemaal over aan het gaan naar fulltime. Januari en het begin van februari waren nog een beetje chaotisch door wintersporten, maar vanaf deze week is iedereen weer in het land. Daarom is het belangrijk dat we opnieuw kijken naar hoe we zo goed mogelijk samenwerken. De werkwijze die we hadden, was perfect voor de parttime situatie, maar voldoet nu niet meer. Tijd om de boel overhoop te halen.
Als eerste kijken we naar het up-to-date houden van elkaar. Voorheen deden we dat met een call op woensdagavond en een Trello bord. Nu gebeurt er teveel in een week, dus willen we het update frequenter doen. Wel willen we een vergadercultuur voorkomen, dus de vervanging moet zo licht mogelijk zijn. We kiezen voor een stand-up van 8 minuten elke ochtend waarin iedereen kort zegt waar hij mee bezig, wat hij vandaag gaat doen en waar hij hulp bij nodig heeft.
Ook het gebruik van Trello heeft een update nodig. We merken dat het lastig is om het bord up-to-date te houden voor onderwerpen waar je een tijd minder aan werkt. Daarom stappen we over naar een meer project/account gebaseerde aanpak. We stappen over naar Teams omdat we hierin gelijk toegang hebben tot onze bestanden, Teams sinds een paar maanden ook een degelijke ‘bord’ functionaliteit heeft en er een chat functie inzit. Hierdoor hebben we ook Slack niet meer nodig, en dus stappen we daar ook van af.
We maken gebruik van Confluence voor het delen van kennis en voor CRM. Wellicht dat de kennis ook in Teams kan. Voor CRM gaan we nu ook op zoek naar een iets geavanceerdere tooling. Totdat beide vervangen zijn, blijft Confluence nog in gebruik.
Naast grip op de dagelijkse activiteiten willen we ook grip op de langere termijn hebben. Hiervoor hebben we 1x per week een uur ingepland. We starten dit uur met een blik op onze financiële situatie. We starten hiermee omdat het belangrijk is om onze financiën gezond te houden. Als dit niet in orde is, is dat bedreigend voor het voortbestaan van ons bedrijf en dus ook voor onze beloftes aan onze klanten. Daarna kijken we naar onze strategie (met roulerende onderwerpen), onze prio’s en hoe komende week eruit ziet.
Het duurde overigens een tijdje voordat onze vorige werkwijze goed paste op onze behoeftes en een aantal keer was een verandering noodzakelijk. Dat zal dit keer niet anders zijn, dus over een tijdje zullen we dit evalueren en waar nodig aanpassen. Voor nu: gas erop!
